煩雑な技術者資格管理を大幅効率化！年間50時間を削減へ
(左から) オリエンタル白石株式会社 西須様、竹山様、当社 プロダクトマネージャー 久毛
複雑な管理工程と手作業により工数が増大していた
オリエンタル白石株式会社様は、橋梁や建築物の施工、補修補強工事など、専門性の高い分野を強みとする建設会社である。施工品質の担保のため、東京支店では100名以上の技術者の資格取得情報を管理しているが、この管理業務の複雑さが大きな課題となっていた。
東京支店工事部竹山部長 (以下、竹山部長)
「それぞれの社員が何の資格を持っているか申告し、それを元にデータベースを作成します。 その上で管理担当者が一人一人を調べ、この人は何の資格を持っていないですね、と確認していたので、大変手間がかかっていました」
本社が管理する資格取得状況を各支店へ定期的に共有するという煩雑な手続きを要していたことに加えて、社員へ資格取得を促すメールの作成も手作業であり、工数増大の要因となっていた。
本社技術本部西須様 (以下、西須様) 「資格試験のリマインドのメールを作成する中で見逃しが発生し、資格を取ってもらわないといけない人に取ってもらえないというエラーもあるかなと思いました」
このような現場の課題を受け、KENCOPAとの資格管理システムの共同開発へと踏み切った。
システム導入で年間40時間の工数削減を実現! 資格管理を大幅に効率化
KENCOPAと共同開発した管理システムの導入により、管理作業が大幅に効率化した。以前は複雑な工程を要したデータベースの更新作業については、マスターファイルの更新による一括変更が実現。加えて、試験に向けたリマインドメール配信を自動化し、業務の負担を軽減した。
竹山部長 「メールを送信する際に一回一回調べる手間がなくなり、画一的な対応をできるようになったと思います。ルーティン化した作業でまとめて全て済ますことができるので、誰でも簡単に作業ができ、業務の引き継ぎもスムーズに実施できます」
こうした業務の効率化によって、結果的に大きな工数削減へとつながった。
竹山部長 「工数的な所で言いますと、付随する業務も含めて年間40時間程度の削減になるかなと。今後より運用が浸透し、問い合わせ等が無くなっていけば50時間以上の削減も見込めるかもしれません」
資格取得の確実なサポートで入札機会の拡大を図る
管理業務の工数削減にとどまらず、長期的な目線ではシステム導入によるさらなる効果も期待できるという。
竹山部長「試験に申し込む意思はあるけど失念していたという人に、リマインドのメールが定期的に送られることによって意識づけになれば良いです」
資格保有者の増加を通じた、公共工事への入札機会の拡大も重要なポイントである。
西須様「経験年数を積んだ人にはなるべく資格を取ってもらうことで、より多くの案件にエントリーできます。なので人材育成の一環で資格取得というのは非常に重要なテーマになっています。そのサポートにあたって、試験のアナウンスは不可欠な要素なので、この度システムの導入をお願いしてよかったと感じています」
今後の展望: システムの応用と更なるDX支援への期待
今回導入した資格管理システムは、他業務への応用も見込める。
竹山部長「メール本文を自由に作成することができ、配信のタイミングなどもカスタマイズできます。そのため、試験のリマインド以外にも全社的なメールの配信などに応用できるのではないかと考えています」
また、今回の導入事例を受け、現場の業務実態に寄り添った新たなツール開発への期待も高まる。
西須様「特に現場とのコミュニケーションは図面のやりとりなので、図面の修正業務をサポートするツールがあればいいですね。図面の修正をスムーズにできればより業務の効率が上がるかもしれません。図面についてはCADを使っているので、CADをうまく加工できるようなものを作ってもらえると嬉しいです。」
今後もKENCOPAとの協力を通じ、業務の改善を図っていく考えだ。