導入事例
煩雑な技術者資格管理を大幅効率化！年間50時間削減へ
- 社名
- オリエンタル白石株式会社様
- 設立
- 2007年
- 従業員
- 約790名
- 事業内容
- 建設工事、補修・補強工事
- 所在地
- 東京都
Before
資格管理フローの複雑化と手作業での業務により工数が増大
東京支店における100名以上の社員の資格管理の複雑化が問題となっていた。本社所有のデータベースを定期的に支店へと共有する手続きが必要なことに加え、資格取得の案内メールの作成が担当者による手作業であり、工数の増大と高い業務負荷が課題であった。また、データベースの視認性の悪さから案内の配信漏れのリスクがあり、従業員が資格取得の機会を逃してしまうことも懸念された。
After
データベースの一括編集と業務の自動化で効率的な管理を実現！
資格管理システムの導入によって、本社管理のマスターファイルを編集することで支店のデータベースも更新されるようになり、管理工程が大幅に短縮された。また、資格試験のリマインドメール配信の自動化によって属人的な業務体制が改善され、作業の引き継ぎがスムーズになった。これらの効率化による工数削減は年間40時間以上になる見通しであり、管理の作業負担が大きく軽減した。
複雑な管理工程と手作業により工数が増大していた
オリエンタル白石株式会社様は、橋梁や建築物の施工、補修補強工事など、専門性の高い分野を強みとする建設会社である。施工品質の担保のため、東京支店では100名以上の技術者の資格取得情報を管理しているが、この管理業務の複雑さが大きな課題となっていた。
東京支店 工事部 T様 「それぞれの社員が何の資格を持っているか申告し、それを元にデータベースを作成します。 その上で管理担当者が一人一人を調べ、この人は何の資格を持っていないですね、と確認していたので、大変手間がかかっていました。」
本社が管理する資格取得状況を各支店へ定期的に共有するという煩雑な手続きを要していたことに加えて、社員へ資格取得を促すメールの作成も手作業であり、工数増大の要因となっていた。
本社 技術本部 N様 「資格試験のリマインドのメールを作成する中で見逃しが発生し、資格を取ってもらわないといけない人に取ってもらえないというエラーもあるかなと思いました。」
このような現場の課題を受け、KENCOPAとの資格管理システムの共同開発へと踏み切った。
システム導入で年間40時間の工数削減を実現! 資格管理を大幅に効率化
KENCOPAと共同開発した管理システムの導入により、管理作業が大幅に効率化した。
以前は複雑な工程を要したデータベースの更新作業については、マスターファイルの更新による一括変更が実現。加えて、試験に向けたリマインドメール配信を自動化し、業務の負担を軽減した。
T様 「メールを送信する際に一回一回調べる手間がなくなり、画一的な対応をできるようになったと思います。ルーティン化した作業でまとめて全て済ますことができるので、誰でも簡単に作業ができ、業務の引き継ぎもスムーズに実施できます。」
こうした業務の効率化によって、結果的に大きな工数削減へとつながった。
T様 「工数的な所で言いますと、付随する業務も含めて年間40時間程度の削減になるかなと。今後より運用が浸透し、問い合わせ等が無くなっていけば50時間以上の削減も見込めるかもしれません。」
資格取得の確実なサポートで入札機会の拡大を図る
管理業務の工数削減にとどまらず、長期的な目線ではシステム導入によるさらなる効果も期待できるという。
T様「試験に申し込む意思はあるけど失念していたという人に、リマインドのメールが定期的に送られることによって意識づけになれば良いです。」
資格保有者の増加を通じた、公共工事への入札機会の拡大も重要なポイントである。
N様「経験年数を積んだ人にはなるべく資格を取ってもらうことで、より多くの案件にエントリーできます。なので人材育成の一環で資格取得というのは非常に重要なテーマになっています。そのサポートにあたって、試験のアナウンスは不可欠な要素なので、この度システムの導入をお願いしてよかったと感じています。」
今後の展望: システムの応用と更なるDX支援への期待
今回導入した資格管理システムは、他業務への応用も見込める。
T様「メール本文を自由に作成することができ、配信のタイミングなどもカスタマイズできます。そのため、試験のリマインド以外にも全社的なメールの配信などに応用できるのではないかと考えています。」
また、今回の導入事例を受け、現場の業務実態に寄り添った新たなツール開発への期待も高まる。
N様「特に現場とのコミュニケーションは図面のやりとりなので、図面の修正業務をサポートするツールがあればいいですね。図面の修正をスムーズにできればより業務の効率が上がるかもしれません。図面についてはCADを使っているので、CADをうまく加工できるようなものを作ってもらえると嬉しいです。」
今後もKENCOPAとの協力を通じ、業務の改善を図っていく考えだ。